ワークフロー化する

こんにちは。キャリアカウンセラー　よこまくかなこ　です。

今回は、キャリコンではなくシステムのお話です。

企業に長期間常駐し、その会社さんのシステムにどっぷり浸かり開発する、、、という仕事を引退してから２年弱。
システムの仕事は嫌いではないので、何かと携わっていたい私。

せっかくの経験なので、システムにお金をどっぷり投入できるような大手さんじゃなく、中小零細・個人企業さんの支援につながれば、、、と思っている次第です。

そんな中、とある会社さんで”ワークフローシステム化”を導入するということになりました。
導入に向けて作業していく中で、もんっっっのすごく色々考えさせられることがありました。

さてさて。
お話を伺ってから導入まで、様々に気づいたこと考えたことをブログとして残します。

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、電子化された申請書や通知書をあらかじめ決められた作業手順（決裁ルート）に従い、集配信する（デリバリーする）、決裁処理を行うこと。　稟議・報告書・届出申請の承認手続きを電子化して、スピード向上、業務効率化、内部統制強化を図る機能である。

※Wikipedia「ワークフローシステム」参照

要は、日頃繰り返しで作業しているものについて（可能な箇所を）自動化し作業の効率を実践するもの。

人間がやると、どうしても間違いも起こります。
毎回同じことを繰り返すために、毎回時間と工数をかけてその作業に取り組む必要があります。

これ、、、何とか出来ないだろうか、、、ということから、ＩＴ系の会社さんが独自で様々なワークフローシステムをパッケージ化して売り出しています。

大抵、何か書類を起票し、上長の承認を得る、、といった流れはどこでも同じことです。
そのルートが１つだったり複数だったり、またその書類が発行されるのが臨時だったり定期だったり。

だったら、変動する部分は各社が好きなように設定し、『書類を廻す』『メールを出す』といった固定行為をシステムとして取り込んだ状態としてパッケージ化されているわけです。
しかも、例えばメールであれば、出すも出さぬも、文言も決まっているなら固定設定が可能です。
「新規作成」で過去のメールをコピってきて、、、あ、名前修正するの忘れてた！、、、あ、日付直してない！、、、といったことも発生しません。
使い方によっては、メールの宛先を間違える、、といったことも防ぐことが可能です。

書類についても、『必要項目』を入力するよう設定するだけで、それらを画面にどう配置するかもユーザーの自由に決められ、挙句の果てには帳票としても出力可能。

なんせ、、、パッケージは劇的にお安い！！！

そんなこんなで、中小零細・個人企業さんでも「システム化」がとてもしやすくなっているのが現実です。

大企業と中小零細・個人企業の違い

先ほども述べましたが。
大企業さんたちは、自分たちの業務フローを自分たち独自の仕組みとして作ることが可能です。
それはなぜか？というと、、、

システムに使うことが出来るお金があるから

やらしい話ですけど、、実際そうですもん。

当然ながら、システムに充てる費用を考えた上で、様々なやりくりをしてシステム費用としておられることと思います。
単純に有り余ってるとかってことではなく、ね。
（余ってる会社さんもある、、、かも！？）

ただですね。
大手さんはどうしてもやることが尋常ではないほどたくさんありますし、製造であれば作ってる量もハンパない。
扱う品数、それにかかる費用、従業員数、期間など中小零細・個人さんとはケタ違いです。
それを一つ一つ人が手作業してたら、、、そもそも大手にはなれません。

ある程度機械化することで大きな資金を廻すことが出来るわけです。

最初は小さなところからスタートし、どんどん成長を続けていくことで、どうにもこうにも人の手だけでは運用できなくなり、機械化に踏み切った、、、というのが経緯だと思います。
設備投資にガッツリお金をかけられるのも企業の成長の一つかもしれません。

私が過去に携わっていた会社さんのシステム開発ですと、３年くらいで億のお金が簡単に飛んでいくような規模です。
これを個人企業さんに「お金出して！」って言ったって、無理ですよね。

「だったら手でやるでえぇわ。今までやってきたんやし」
となってしまうわけです。

現場は疲弊します。個人企業さんでしたら、経営者さん自らの仕事がちっとも減らずに負担ばかりがのしかかることになりかねません。

「システム化」っていうと、大層なもののイメージかもしれませんが、皆さま何気に使っていらっしゃると思うんです。
会計ソフトや販売管理ソフト、、、使ってませんか？
これも一種のシステム化です。
伝票を一枚一枚紙に書いてるという方の方が少なくないですか？領収証は手で書いたとしても、売上だの仕入だのといった仕訳を鉛筆でかいておられるというのはさすがに見なくなりました。
会計ソフトを使って入力している方が多いのではないでしょうか？もしくは会計士さんなどにアウトソーシングしている方もいらっしゃるでしょう。
請求書をいちいち定規で線引いて、金額を電卓で計算して転記して、、、という方も少ないかと。
販売ソフトで、注文情報を入力して「請求書作成」ボタンをポチっとしたら請求書が印刷される、、、ってしてませんか？
これも立派なシステム化です。

さらに、それらの作業を流れで自動化していく、、、というのがすでに安価なパッケージ化しているわけです。
個人企業さんなどは、こちらを導入することも検討されるとよいかと思います。

導入していく中で気づいたこと・感じたこと

今までのキャリアって無駄だったの？

そんな便利な世の中になり、実際に市販されているワークフローシステムを使ってみると、、、
「私の今までってなんやったん？？？」
と思うようなことにたくさん出くわしました。

例えば。
帳票を一枚作る場合、帳票のレイアウトイメージを決め、実際に打ち出せる明細の行数を設定し、実際のデータで印字イメージを試していきます。一行しかない場合、一頁分ぎりぎりまで明細がある場合、改頁が必要となる明細数が存在する場合、改頁の際出力する情報と出力しない情報のコントロールや頁数の制御などなど、、、おかしな帳票とならないように複数のパターン（出来るだけパターン洩れがないように全パターンを絞りだしてテストします）をテストし、ようやく本番稼働となるわけです。

たくさんの苦労を重ねて作ってきた、、、それなのに！？

そんなあっさりと出力したいイメージを設定してあげるだけで、まぁまぁ耐えられる程度ではあっても帳票がきちんと出力されてしまうなんで。。。
あの設計の苦労、テストの苦労はなんだったんだ。。。
あの経験は無駄だったのか、、、しかも四半世紀ずっとやってきたことが。。。

と、独りずーーーーーーんと落ち込んでしまったわけです。

「帳票一枚作るのに、結構なので労力がかかるんだよ！」
が無かったことになる。
帳票に限らずその他ちょっとしたシステム化も、こんなあっさり低価格で実現されてしまうと、自分が今までやってきたことが一体なんだったんだ！？と何だか自分が偽物のような、、どうにも不甲斐ないような気分になってしまいました。

もちろん技術の進歩という意味で、十分にあり得ることではあるのですが、一人で勝手に衝撃を受け、一人で勝手に落ち込んでしまったわけです。

活かせることがあると教えてくれた仲間たち

一緒にいた友人たちが口を揃えて言ってくれました。

「いやいや、今までやってきたことがあるから、一般素人では気が付かないことまで整理出来るんじゃん！
そもそも、最初に処理を可視化してくれたから、仕事の片寄りや改善が見えてきたわけだし。
素人が”なんとなくこんな感じ～でも何から手をつけていいのかわからんし～どうすればいいの～”をちゃんと順序だててくれることでようやく前に進めるんだからさ」

的な。

私自身、現状を整理しながら業務フローを書くのがとても好きです。
そして、仕事の片寄り（負担の片寄り）や時間軸の流れなどから無駄を省くことを考えるのがこれまた好きです。

この『好きなこと』はワークフローシステム化するにしてもまず最初にやらないといけないことである、、、ということが薄々気づいていましたが、本当に困ってしまうstepなんだってことを知りました。

ずっと、業務フローとにらめっこしていた私にとっては、そんなの整理出来て当然、、と思っていたのですがどうもそうではなさそう。

そうか、、、そこの支援をさせていただくと、もしかしたら小規模・零細・個人企業さんは助かるのかも、、、と思ったわけです。
元々そういったことは続けたいと思っていたので、やっぱり必要な仕事ではあるんだなぁということを実感しました。

単純に流れの整理だけではなく、今の形となった背景・歴史といったことも踏まえて、実際の現場の人たちと一緒に考えることが出来るのも私の強み。
そこが、『流れの最適化』に特化した人たちとは違い、『会社の最適化』を実現したい私にとっては大切なところ。

今、システム化している会社さんの導入前後の変化というのをまとめて、お客様の声としてご紹介できるように全力で向き合いたいと思います。

時代の変化が速すぎる、、しかし、上手くついていかないとゲームオーバー！？

技術の進歩って目まぐるしいですね。
私が社会人になった時と比べると、色々なものががらりと変わっています。
携帯からスマホになり、キャッシュレス決裁がクレジット以外にこんなにあふれかえっていたり、、、

人がどんどん便利にしていく執念ともいうべきこの進歩。

「いやいや、私は昔のままがいいから、時代についていくつもりないし」

なんて言ってられません。
私も当初は「えースマホ？メールと電話が出来ればいいんだから必要ないじゃん」と５、６年前？まではガラケー＋タブレットでした。

ところがですね、、、

そのうち機械に人間が使われる時代も？いや、もうそうなってる？？？