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システムって何?

こんにちは。
システム&キャリアコンサルタント よこまくかなこ です。

私が四半世紀超の間、業務系システムエンジニアとして経験してきたこと、気付いたことなど
「システム」にまつわるアレコレを記事にしています。

※これからシステム化する会社さんにとって、
※今システム化しているけど改善する会社さんにとって、
※今システム化しているけど、どうもうまくいっていない会社さんにとって。

要は「システム化に満足している会社さん」以外の皆さまに何かヒントとなれば幸いです。

当記事以外に、、、
『システムエンジニアのお仕事』
『システム開発って何をするの?』
『システムを導入する際に必要なこと』
これらもお役にたてるかと思います。

 

システム化ってそもそも何?

 

『誰がやっても同じ成果を生み出せる手法や体制作り』

が本来のシステム化です。

 

 

えっ!?

IT化じゃないの?
AIとかじゃないの?

 

 

なんて声が聞こえてきそうですが。。。

あくまでも目的はこれ。
「誰がやっても同じ成果」
となる仕組み作りです。

たまたま、それらをITを使って実現させることが多いので、
「システム化=IT化」
と捉えておられる方が多いのではないか?と思います。

確かに、、、機械にやらせる方が確実だし早いですからね。
(障害(=バグ)がなければ、ね)

 

この考えって、これから先に起こりうるであろう「人材不足」に対応するために
必要不可欠だと思いますが。。。

いかがでしょう?

 

この「システム化=仕組み作り」を踏まえて、お話を進めていきます。

 

システムを「使う」のか?システムに「使われる」のか?

上記のシステム化の目的を誤ってしまうと、
システムに振り回されることになります。

そうです。
何度も言いますが、、、
「誰がやっても同じ成果」を目的にIT化するのではなく、

「なんか良く分からんけど、IT化しよう」
「このパッケージ、何となくよさそうだから使おう」
など、どの業務をシステム化するのかを精査せずに安易にIT化すると、
混乱を招いたり、効率化とは真逆の結果となることもあります。

 

システムに「使われている」例①

各種パッケージそれぞれの機能の一部が使いたくて、
あれもこれもと該当するパッケージを導入。

当然ながらデータ連携が必要となるが、費用を抑えるためにカスタマイズをすることもなく
(一番安いタイプのパッケージを使うと、フォローも足りないことも)
それぞれのパッケージが機能するように、同じデータを各パッケージ向けに複数画面を開いては
入力する、、、ということに。

結局、手入力の作業が増えるばかりで、業務の効率化とは程遠い状態になってしまった。

 

システムに「使われている」例②

「あるときっと便利だろう」と似たような帳票、画面をいくつも作ってみたものの、
あれもこれも見ないと業務が廻せない状態となってしまい、
現場でも大量の帳票を並べて比べ、画面をいくつも照会かけて情報を取得。

欲しい情報を得るのに手間がかかり過ぎるのと、数値判断の仕方が複雑となって
特定の担当者でないと処理が出来ない状態となってしまった。

この担当者が急に退職となったため後任を充てたが、想定以上の複雑さに
引き継ぎ切れずに欲しい情報が得られなくなってしまった。
よって、計算機を使った手計算で値を算出している。

 

せっかくシステム化したのに、、、

上記の例はあくまでもほんのちょっとです。
・「システム化」という言葉に満足、
・パソコンでの作業にしたということだけに満足
なんてことでは、現場の混乱になかなか気付くことが出来ないかもしれません。

「だってシステム化(IT化)したんだもの、効率的に業務が廻るはず!!」

経営者さんや上層部さんたちのこんな思い込みが、現場の現状とかけ離れていることも
十分に考えられます。

”自社の業務を助けるためにシステム化(IT化)した”

と信じているため、導入したことで煩雑になっているとは思いもしないのではないでしょうか。
これ、厳しいようですが、実際よく見かける光景です。
中小企業さんに限らず、大手さんでも発生しうる事象です。

 

あともう一つ例があります。

ある個人企業さんの業務内容、ならびに売上状況の整理を行ったときのことです。
『消費税額の振込み洩れが非常に多い!』
という事象が発覚しました。

答えは単純でした。『請求書レイアウトがNG』だったんです。

とあるパッケージツールを使って請求書を作成しているので、
ガイド通りに、税込額、税抜額、振込先、問い合わせ先などを入力しておられました。
「税込額」が請求書の上の方に太字大きめ文字で表示されます。振込額ですね。
その横に問い合わせ先が表示されています。
ここまではよいのです。

しかし、、、
請求書の一番下の欄に振込先があり、そのとなりに「税抜額」が表記されていました。
ATMなどで振込みを行う際、振込先を見ながら入力しますよね。
その目線に入ってくるのが「税抜額」だったわけです。

そこで、ガイド通りではなく、税込額のとなりにあった「問い合わせ先」を「振込先」として扱い
請求書を発行するようにしました。
すると、税額の振込み洩れがなくなったんです!

私としては、これを標準フォーマットとして提供しているパッケージに疑問を抱きます。
では、導入した現場が気付くか?というと、それは厳しいかもしれません。
「パッケージとして売り出されているものだから間違いない!
だから、振込額を間違えるお客様に問題があるのでは?」
と考えるのが普通ではないでしょうか。

これもシステムに振り回されている例ではないでしょうか。

 

システム化で『働き方改革』

冒頭にも書きましたが、人手不足がさけばれる昨今。
そして、ひと昔のように「一度就職したら定年まで」という働き方でもなくなってきました。

キャリアアップ、やりがいなど、「仕事中心」から「自分の人生中心」
考え方が変わってきました。
どちらが良いとか悪いとかではなく、時代の変化です。

しかし、時代の流れに乗っていないのは「社風」「慣習」です。
仕事中心で頑張ってきた私達40、50代世代の管理者や経営者が多い中、
その人達が意識を変えていかないと、若い人たちはついてきませんし、
あっさりと転職を選びます。

「最近の若い子は」って言葉、江戸時代頃からあるそうですが(笑)
「最近のおじさんおばさんは」とならないように、時代の変化に柔軟に対応していく必要があります。

世の中「働き方改革」と言われていますが、多くの会社さんは「労働時間の削減」にフォーカスしており、
それが現場との意識乖離に繋がっています。
現場では、「仕事量が減らない、人も増えない。なのに時間を短くなんてムリでしょ!」という声、
ホンットによく耳にします。

現場の従業員さんたちが、本当に嬉しい「働き方改革」ってなんでしょうか?
『作業効率がupして労働時間が減る、さらに業績upして賃金もup!』
ここまでいかないと、、、ね。

そのためにも「システム化」は非常に有効だと考えられます。

 

次に手にするものは?

必死に頑張って会社に尽くしてきた方々、
自分の事業を流れに乗せた方々、

こういった皆さま方、『次に手に入れるもの』として時間・余裕はいかがですか?

今まで必死に頑張って、自分の時間も削り事業で結果が出るまで頑張ってきた皆さま、
そろそろ現場作業は従業員さんたちにお任せし、時間と気持ちに余裕をもって
将来を見据えた事業展開を考えてみる時期ではありませんか?

そのために「システム化」が非常に有効です。
「誰でも同じ成果が出せる」システム化です。

IT化を焦るのではなく、今一度ご自身の事業の流れを整理されることをおすすめします。

このときに「業務フロー」となるものが非常に有効となります。
日々の作業を可視化することで、システム化する範囲を決めたり、IT化するところを検討したりに
活用できます。

また、業務全体が見えると、人員配置や次の世代の教育にも活用できます。

この「業務フロー可視化」のお手伝いを、
業務系システムエンジニアとして四半世紀超従事してきた経験で形にさせていただきます。

お考えの皆さま、お気軽にお問い合わせくださいね。

 

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